项目学习机理分析
1 引言
当前,我国工程建设取得了一系列重大成就,无论是规模还是技术水平都向世界先进行列迈进。然而工程建设行业仍然是非农产业中生产效率最低下的领域。随着我国建设工程的复杂性与日俱增,传统项目管理方法的局限性逐渐暴露。时代高速发展,一种以项目为基本运作单位的新兴组织结构形式——“项目型企业”逐渐兴起。项目型企业经常面临具有新颖性的工作,为应对工作中的挑战,企业需要在项目层面开展学习,以获得新知识。迫于时间进度的压力,项目成员往往缺乏动机,不愿意回顾过去的失败项目。即使项目成员通过学习获得了重要的知识,在组织层面上却很难将其捕获、沉淀与传播。因此,本文在以往研究基础上归纳总结出三种项目学习类型,即项目内学习、跨项目学习和项目-企业间学习,并分析这三种项目学习机理,以期企业能够正视项目学习的重要性,正确应用项目学习机理,以促进企业的长远发展。
2 项目学习内涵
2.1 项目学习定义
Kolb将学习定义为:通过经验转化、创造知识的过程。项目学习是为了实现特定的目标,而有选择地开发和共享知识的过程。知识主要包括通过正规教育获得的显性知识,以及通过经验获得的隐性知识。研究表明,由于正规教育在大多数社会中相对不成熟,项目人员主要通过经验学习获得知识,包括显性和隐性知识,并且这种知识必须在个人和组织层面上获得。项目型企业学习的主要目的是为了实现规模经济,即同类项目开展得越多越熟练,越能够降低项目成本。
从项目学习的定义发展(如表1)来看,已有研究对于项目学习的理解都以基于项目的组织背景,探索个人、项目与组织之间学习的联系。在这种背景下,项目学习被视为一个动态过程,其中个人、团队和组织的学习过程与成果和组织环境息息相关。
2.2 项目学习中的知识共享
企业在项目层面开展学习,获得新的知识。然而项目的临时性和独特性使组织成员难以进行项目学习,提高自身的知识能力。企业需要投入大量时间和精力来收集项目间可转移的经验教训,并进行改进。但是,企业如果能够在个人和项目之间成功分享收集到的知识,很有可能利用一个项目的经验和思路来解决另一个项目的问题。
如图1,首先项目学习可以在单个项目内发生(如C11)。跨项目学习的实质是在组织内部不同项目之间开展各种知识学习活动,通过影响项目的知识存量与知识流量促进项目发展(如A11、B11、C11之间)。企业还可以从过去开展的项目中积累经验,将知识共享到现在和未来开展的项目当中(如C企业与C11、C21、C31之间)。
因此,在下文的项目学习机理分析中将其划分为三种类型,首先是项目内的学习机理,理解项目管理的角色和实践,即项目管理如何在单个项目中改进学习和知识开发。其次是跨项目的学习机理,分析项目之间发生的知识创造与知识流动,即如何从其他项目中获取知识。最后是项目-企业间的学习机理,随着企业的发展从探索到应用的“过渡”,分析长期项目能力建设的动态过程。
3 项目学习机理
3.1 项目内的学习机理
Söderlund等认为项目能力可以理解为三种学习机制,即联系、反思和惯例化,如表2。同时指出,对项目内学习的分析有助于在基于项目的环境中了解组织能力。
由于项目嵌套在一个复杂的网络中,项目解决问题的潜力很大一部分取决于其联系能力。Söderlund的研究表明,项目管理团队加强与利益相关者和外部组织的讨论与合作,能够使之建立相互依存的关系。项目内成员不断互动,引发了新的知识与联系,产生对于项目现状的新见解。这表明项目不是一个封闭的系统,它不仅依赖于现有的资源基础,还应不断扩大项目资源基础。
反思对于项目管理团队发现项目中存在的问题与错误发挥了决定性作用。随着时间的推移,项目目标越来越明确,项目资源库不断扩大,项目管理团队在面对层出不穷的新问题时缺乏必要的知识,现有的解决方案与知识结构无法解决新的问题。只有通过广泛讨论与不断试错以发现问题、分析问题,通过集体反思而得到经验教训。而这些经验教训也会被纳入项目的资源基础中,从而改进资源基础的利用。
惯例化是在联系与反思的基础上整合已有知识并将其制度化。比如,对项目的流程、文档以及做法进行修改,将个别的经验上升为通用的惯例。项目管理团队通过应用惯例可以更加容易地检测项目中的错误与偏差,提高项目学习机制的效率,促进资源库的高效利用。
在实践中,联系、反思与惯例化是紧密结合并嵌套的。反思改进资源基础的利用,惯例化促进资源基础的准确利用,联系必须在二者的基础之上扩展项目的资源基础。反思需检测现有惯例中的错误,发现现有惯例中的适当变化或者新惯例和程序的需求,没有反思的惯例只有有限的价值。惯例化则要理清项目中存在的问题和知识需求,提高反思的质量。这样的分析可以加深对项目间转移知识的困难和局限性的认识。
3.2 跨项目的学习机理
Zolo和Winter确定了三个学习过程,将学习机理划分为经验积累(experience accumulation)、知识表述(knowledge articulation)和知识编码(knowledge codif ication)三个过程。Precipe和Tell遵循Zolo和Winter关于组织内部集体知识演化的论点,强调企业知识管理方法的过程层面,提出了跨项目的学习机理,如图2。
3.2.1 经验积累
经验积累的方式有通过“用”来学和通过“做”来学。组织中的例行程序大多是反复试验的结果,反映了经验智慧的积累。例行程序的改进需要通过经验积累,是反复尝试学习的结果,是将经验中产生的隐性知识应用到项目任务的执行中去。
体现在个人层面上有轮岗与培训的方式,团队层面上有人际交流、非正式碰面、模仿与团队思考等。组织层面上则有非正式的组织惯例、规则,实践社区等。跨项目的学习是通过人际交流进行的,这种学习方式是非正式的、以人为本的。组织成员因为熟练地进行常规化活动而成为经验丰富的专家,这种专业化对于组织上来说具有一定的经济性。
3.2.2 知识表述
知识表述主要通过非正式的口头表达共享和传递知识,促进新知识的产生。可以通过“反思”、“思考”、“讨论”和“碰撞”的方式进行。知识表述需要个人和团队在深思熟虑的前提下,了解项目的可行性。
体现在个人层面上有个人涂鸦式记录,团队层面上有头脑风暴、正式项目汇报、汇报会等。体现在组织层面上有跨项目会议、专业人士网络等。
一般情况下,人们总是在项目结束时对项目的过程经验进行反思,但是这样会导致间隔时间过长,忽略项目进行过程中遇到的问题。所以为了便于以后开展同类型项目,在项目每个阶段结束时便开展经验总结会议,反思过去阶段的行为与下一阶段之间的联系,增进对行为-绩效关系的理解。
但是这种学习机理仍然是非正式的,主要通过人与人之间的交流进行。知识表述者无法确定他人是否接受了知识,并将知识转移到另一个项目中。并且由总结大会得到的经验教训报告并不会直接分发给各项目经理,项目经理只能在“需要知道”的基础上去获取报告。
3.2.3 知识编码
知识编码是一个正式的学习过程,指通过符号、文字的方式将隐性知识显性化、外部化,形成有逻辑和系统性的资料,比如“书写”、“执行”、“复制”和“适应”。
知识编码有两种说法,一种是传统意义上的跨越时间与空间的储存与转移。比如,“食谱”可以将做菜的方法保存下来,并且供不会做菜的人学习。另一种是由专业人员重新排列、操作和检查符号之间的关系以转换系统中所代表的基础知识。这种学习机理的经济性体现在方便组织中其他成员访问和利用以前项目中的经验,这样复制与传播的边际成本较低。
这三种学习机理并不是单向和孤立的,它们之间有所交叉重叠。图2纵向维度的分析评估了企业在项目间和组织内部传播知识的方法,个人的学习可以转化为项目或团队的成果进而形成组织的经济效益。但其未将企业规模、策略、任务复杂性、不确定性、市场状况等作为变量考虑,企业可能会更倾向于复制和展开常规实践导致缺乏应对不同项目环境的能力。
3.3 项目—企业间的学习机理
与以往研究侧重于单个项目内的学习实践或项目间学习不同,Brady和Davies提出了一个项目能力建设(PCB)模型,如图3。该模型描述了企业采用一项新技术或进入一个新市场时发生的组织学习,试图确定随着企业的发展从探索到应用的“过渡”。旨在为分析长期项目能力建设动态提供一个框架。
该模型由两个相互作用的学习层次组成。他们认为基于项目的学习可以被认为是一个随着时间的推移培养项目能力的动态过程。当企业面对新投标与项目实践时,最初会进行“探索性学习”。随着时间的推移,由于企业学习获得的知识形成能力、资源与例行程序,应用到其范围内更多项目中,企业重点转向了“应用性学习”。
当企业采用新技术或进入新市场时,开始自下而上的“项目驱动”学习阶段。在第一阶段即探索性的“先锋项目”阶段,“先锋项目”通过大量的探索和试验获取新知识并积累经验,将经验知识传递到组织层面。
第二阶段即总结经验教训的“项目到项目”阶段,项目对项目的学习占主导地位,先锋项目中获得的经验可以传递给后续项目团队。这种项目间的学习开发了正式的学习机制,将项目中获得的知识进行编码,以便于传播到其他项目。
当一个组织提高了交付许多项目的能力时,便进入第三阶段即“项目到组织”阶段。组织试图巩固最初的学习,并系统地将积累的知识传播到企业组织。企业组织必须扩大规模以支持不断增长的项目数量。并试图从以前的项目中吸取累积的经验,根据这些经验完善规章制度。
当项目主导的学习过程嵌入到企业更广泛的业务组织和战略环境中,高级管理层就可以随时进行干预,发起意义深远的组织变革,例如创建新的部门,重新将企业的核心活动集中在开展新型项目上。商业驱动学习是在做出“自上而下”的战略决策时发生的,目的是创造和利用企业范围内的资源和能力,以开展常规的项目活动。
但是,该学习机理仅适用于开展可重复业务的项目,如工程总承包或PPP项目。
综上所述,项目内学习、跨项目学习与项目-企业间的学习并不是孤立存在的。项目型企业多以合作的形式开展项目,项目学习在个人、项目、企业中展开。项目学习在单个项目内发生时,扩展并改进项目资源基础,并促进项目资源的利用。与此同时,跨项目学习跨越项目边界,在不同项目之间共享组织资源。企业可以从过去开展的项目中积累经验,将知识传播到现在和未来开展的项目当中,逐步建立起企业的项目能力,提高企业的经济效益。
4 结语
本文从项目学习内涵出发,将项目学习机理分为三大类别,对项目内的学习机理、项目间的学习机理和项目-企业间的学习机理进行详细梳理。由于项目需要根据每个客户的独特需求定制,并且项目型企业普遍缺乏从一个项目向后续项目转移经验的模式,因此项目型企业很难形成规模经济。对于项目学习机理的研究能够帮助基于项目的企业更好地运作,逐步培养企业的项目能力。
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