1 引言

工程项目变更索赔工作是施工企业生产经营中重要的一环, 对企业的经济效益、技术管理有着举足轻重的作用。随着建筑市场的日趋完善, 施工企业项目管理水平也在不断提高。目前, 我国大部分施工企业对项目管理人员的角色定位和职责权利都已经有了充分的把握, 但对于项目变更索赔工作各步骤中, 究竟哪些人或部门应该成为第一责任人或者主要责任人、相关责任人, 尚不是十分明了, 由此带来项目变更索赔工作职责不清, 推进不力, 技术管理混乱等问题, 影响企业经济效益。因此, 探寻通过有效的管理工具解决变更索赔中存在的问题, 成为企业发展之需。

2 责任矩阵在项目变更索赔中的应用

2.1 责任矩阵的内容、特点

19世纪50年代, 英国数学家希尔维斯特首先提出矩阵概念, 目前矩阵已经广泛运用于各管理领域, 责任矩阵是对项目管理团队进行分工, 明确其在项目管理中扮演的角色与职责的有效管理工具, 矩阵横向为组织成员或部门, 即责任者, 也称为角色, 纵向为工作单元, 即拟分配的任务, 纵横向交叉代表该任务的责任者, 从而建立人和事的关联, 其特点是简单明了, 具体工作任务界面划分清楚, 责任到人, 避免出现相互推诿的现象, 提高工作效率和质量。

2.2 责任矩阵在项目变更索赔中的适用性分析

工程项目变更索赔工作是一项比较复杂的系统工程, 专业性强, 时效性强, 需要多个部门和人员共同协调配合完成, 容易出现职责不清的现象。而责任矩阵恰恰是解决这一问题的有效工具, 通过对传统意义上的责任矩阵以“化繁为简、方便实用”为原则, 进一步优化改良, 创建动态责任矩阵, 从而实现“项项任务有目标, 项项目标有分解, 项项分解有措施, 项项措施有考核”, 明确任务分工, 强化执行落实, 保证了精干、高效、有序地开展工程项目变更索赔工作。

2.3 责任矩阵在项目变更索赔中的应用

2.3.1 建立责任矩阵的步骤

首先需对变更索赔事项进行分解细化, 即识别关键工作;其次, 对每项细化后的关键工作进行角色分配, 角色分配只保留三种角色, 即负责、主办、协助;最后, 根据关键工作的难易程度和项目变更索赔工作时间总体要求确定每项工作的完成时间节点。通过以上三个步骤流程搭建变更索赔责任矩阵基本模型 (图1) 图1 变更索赔责任矩阵基本模型 下载原图 (1) 将变更索赔事项分解为可量化的关键工作。首先由项目管理人员根据项目具体情况, 评估、识别哪些关键工作需要纳入责任矩阵, 责任矩阵所列工作易精不易多, 要将牵扯面广、需要多方配合的重要工作首先纳入责任矩阵;其次, 将纳入责任矩阵的具体工作进行细分, 可按工作进展时间顺序细分, 也可按实现该工作目标所需要的配合工作细分, 需要明确细分后的各工作完成到什么程度和深度, 即前置工作需满足后续工作的质量要求。如某铁路项目临近既有线石方开挖由普通爆破变为机械凿除, 施工方案改变, 费用增加, 需办理变更程序, 可将关键工作按其前后逻辑关系分解为:分析变更理由、编写建议书-收集相关证据资料-工程量计算及签认-费用计算-上报变更建议书并且完成四方会商纪要-跟踪、配合设计单位编制变更设计文件-跟踪、配合建设单位审批-签订补充合同-实现计价收入等步骤 (表1) 。识别关键工作主要解决的问题是定任务。 (2) 针对每项关键工作分配责任人。项目管理者根据纳入责任矩阵的各项关键工作的专业技术水平、协同条件等因素确定具体的责任人, 即确定不同人员在该工作中扮演的不同角色。每个关键工作中只有一个负责角色, 不多于一个主办和协办角色。比如工程数量的计算, 应由项目部工程部技术人员主办, 需协同办理的其他部门协办, 项目部总工程师负责;变更费用的计算由项目部工经部预算人员主办, 需协同办理的其他部门协办, 项目部总经济师负责。各角色的分配和关键工作细化程度有直接关系, 角色分配的前提是对关键工作进行合理的细分, 实现分工明确, 一人一事的责任分工 (表1) 。这种任务的分配其实也明确了主办人负责基础数据的计算和编制工作, 负责人负责相关数据的准确性和合理性。任务分配主要解决的问题是定角色。 (3) 拟定每项关键工作的完成时间。项目管理者根据细分后关键工作的难易程度, 结合已分配的各任务角色的工作能力, 以及总体时间需求, 由各任务角色进行预判完成该工作所需时间, 以满足后续工作为条件设定预计完成该工作的时间目标。拟定完成时间主要解决的问题是定时间。 按照以上步骤完成了定任务、定角色、定时间, 将初步建立了某项变更索赔工作的动态责任矩阵 (表1) 。

2.3.2 责任矩阵在某项目变更索赔中的实际应用

(1) 责任矩阵的管理及控制措施

拟定好的责任矩阵是推进项目变更索赔工作的大纲和指针, 由每项关键工作的负责人根据实际情况在限定的时间内补充完善基础资料, 落实各项工作, 为后续工作创造条件。责任矩阵在实际运用过程中受外部客观因素的限制, 往往有部分工作较责任矩阵完成时间滞后, 或者受客观环境的变化影响, 原先拟定的工作内容需进行调整, 在此情况下, 要及时围绕有利于变更实现的目标作出对责任矩阵的动态调整。包括工作内容的调整, 相关角色的调整, 完成时间的调整。如表1所列的责任矩阵在执行过程中, 发现原定责任矩阵关键工作不符合变更流程需求, 主要是原责任矩阵关键工作中没有考虑到石方开挖不能进行普通爆破, 必须进行机械凿除的成立要件, 需补充该项资料, 故对责任矩阵做如是调整 (表2) , 以保证预期目标的实现。考核兑现是确保责任矩阵能按预期目标实现的重要措施, 要制定与其配套的考核机制, 完成一项, 考核一项, 实现真正意义上的激励约束并重, 传递工作压力, 调动工作积极性。 表1 某项目石方开挖方式变更责任矩阵 下载原表 表2 某项目石方开挖方式变更调整责任矩阵 下载原表 通过明确的任务分割, 责任分工, 在限定的时间内按预期目标完成各项工作, 实现了责任矩阵在变更索赔工作中应用的管理目标。

(2) 责任矩阵在变更索赔中应用案例

某铁路项目为综合工程, 施工内容涵盖了桥梁、路基、隧道、涵洞、站场、铺轨、三电迁改等等, 2010年开工建设, 2015年完工通车。该项目为初步设计招标的铁路项目, 涉及既有线施工, 沿线地质条件异常复杂, 征地拆迁严重滞后, 受地质条件和征拆、既有线影响, 初步设计深度严重不足, 施工过程中发生了大量的变更设计, 涉及到了桥梁、路基、隧道等多个专业, 也涉及到了施工各个阶段, 以及施工、设计、监理、建设、地方部门等不同的单位和专业人员, 截止2015年6月份, 因职责不清, 分工不明导致变更设计工作进展缓慢, 工作压力巨大, 为了加快推进变更设计工作, 项目部制定了动态责任矩阵。 项目部初步拟定了31个变更索赔项目, 相关参与人员约50人, 通过定任务、定人员、定时间建立了责任矩阵, 该责任矩阵中每项关键工作只有一个角色处于负责地位, 且每个角色至少参与到一个关键工作中。在实施过程中根据实际情况, 围绕实现管理目标这一中心, 对部分责任矩阵做了动态调整, 以保证责任矩阵始终具有可操作性。该项目部初始建立责任矩阵共计31个项目, 期望变更索赔额24166万元, 最终实现了27个项目, 实现变更索赔额21415万元, 并且技术资料均满足档案管理要求, 该项目通过运用动态责任矩阵管理项目的变更索赔工作, 期望值的实现率达到了89%。

3 结语

实践证明, 动态责任矩阵是推进工程项目变更索赔工作的有效管理工具和方法, 通过运用责任矩阵这一的管理工具, 可以大大缓解企业规模扩张与人力资源严重不足的矛盾, 对规范项目管理行为, 提升企业管理水平, 提高项目经济效益有着积极的作用, 在项目成本控制管理、施工进度管理、安全质量管理等方面值得推广使用。