在党中央、国务院做出“双一流”建设的重大战略决策下, 各高校的建设发展进入新时代。高校基建工作作为高校建设发展的重要组成部分, 在新的历史条件下呈现出一些新的特征, 也面临着新的挑战。面对新形势, 如何进一步提高基建管理效能, 实现高校基建的规范化管理, 是高校基建工作者必须面对的一项课题。本文结合笔者多年的基建管理工作实践经验, 初步探讨并提出了制度建设和队伍管理两个方面的基建管理效能提升策略。

“没有规矩, 不成方圆”, 无论是政府、事业单位还是企业, 都应建立健全规章制度, 高校基建管理部门亦是如此。在遵循国家、地方和行业相关法律法规的基础上, 高校基建管理部门应结合学校工作实际, 不断完善制度建设, 最终形成科学、系统、全面的高校基建管理制度体系, 为基建管理工作提供制度支撑。通过多年经验的积淀, 本文提出全过程基建管理制度、内控制度和岗位说明书三方面行之有效的制度管理策略, 对提高管理效能具有十分显著的作用。

高校基建管理部门应坚持以保障和服务高等教育事业又好又快发展为导向, 制定出“既符合上位法规制度要求, 又结合学校基建工作实际, 既体现顶层设计、相互制约, 又易于操作、保证效率”的全过程基建管理制度。

全过程基建管理制度应涵盖“项目立项、勘察设计、项目报建、工程招标、合同管理、质量控制、安全管理、工期控制、变更控制、资金管理、竣工验收、决算审计、资产交付”等基建管理全过程, 如中国人民大学就先后制定了基本建设前期工作管理办法、规划设计管理办法、招投标管理工作暂行规定、合同管理规定、施工质量管理办法、施工进度管理办法、施工安全管理办法、投资控制管理办法、工程变更及签证管理办法、资金使用管理办法等一系列制度, 以此推进高校基建治理体系和治理能力建设, 构建权责清晰、流程规范、健全完备、富有特色的基建管理制度, 以制度约束权力, 用程序规范管理, 保障高校基建工作规范、高效运行, 促进高校基建事业持续健康发展。

全过程基建管理制度对基建管理应遵循的规定和程序进行了全面系统地梳理和明确。为了进一步提高基建管理水平, 落实党风廉政建设责任制, 健全廉政风险防控机制, 完善内部控制和自我约束体制, 在全过程基建管理制度的基础上, 高校基建管理部门应建立内控制度来控制基建管理工作的重点环节, 做到重点环节重点把控, 明确重点环节的工作内容、工作程序、责任岗位和成果要求, 通过加强内控提高管理水平、保障工作成效。

建立内控制度, 首先应梳理并明确基建管理工作过程中的重点环节, 如总体规划修订、项目决策立项、委托招标管理、工程洽商变更、工程验收管理等, 针对每个重点环节, 制定内控制度流程, 确保每一个重点环节都有明确的风险防控目标和防控措施, 每一个重点环节都有明确的工作流程和工作标准, 每一个重点环节都有明确的责任部门和责任岗位, 每一个重点环节都有明确的成果形式和成果要求。

制度的落实和基建管理工作的开展, 最终都要通过基建管理部门的管理人员来实现。结合基建管理部门实际, 制定具体、细致的岗位职责、工作内容、工作程序、工作要求十分必要。高校基建管理部门应根据不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督的原则, 科学设置科室及岗位, 并将部门职责、科室职责、全过程基建管理制度、内控制度分解细化, 形成岗位说明书。

岗位说明书应包含基本信息、岗位职责、工作关系、任职资格、工作内容、成果要求、内控责任等, 通过岗位分析与描述, 形成工作人员开展具体工作的指导性文件, 具有更强的针对性和操作性, 可以有效保证部门新老交替、岗位轮岗等各种条件下部门工作水平和工作效率。

全过程基建管理制度涵盖了项目建设从前期工作到移交保修全过程, 体现了“全”;内控制度明确了基建管理重点环节的工作程序和成果要求, 强调了“细”;岗位说明书规范了基建管理部门工作人员岗位职责, 做到了责任到岗、责任到人, 突出了“实”。与此同时, 我们也应认识到:基建管理制度是一种管理手段而非目的, 应该根据国家政策法规的调整、学校及部门实际情况的变化及时进行修订, 而且要在执行中得到检验, 在检验中形成回馈, 在回馈中进行完善, 在完善中再执行, 真正做到不断创新、与时俱进, 从而使高校基建管理达到制度更加健全、程序更加规范、分工更加明确、责任更加清晰、工作更加高效、监督更加有效的效果, 为高校事业发展提供有力保障。

制度是做好工作的保障, 队伍是落实工作的核心。基建管理是一项系统的、复杂的专业性工作, 想要提高基建工作管理效能, 在完善制度建设的基础上, 还需要建立并用好五支专业队伍, 即专业技术管理团队、设计团队、监理团队、造价咨询单位和法律顾问。

建立一支专业齐全、技术过硬、经验丰富、责任心强的专业技术管理团队是做好基建管理工作的关键。基建管理是一项专业性很强的工作, 需要专业技术管理团队进行全过程管理, 建议在基建管理部门设立总工程师职位, 在处长的领导下, 负责校园规划和基建项目技术管理工作。总工程师带领部门土建工程师、暖通工程师、电气工程师和弱电工程师等各专业工程师, 共同做好技术管理工作。同时, 建议有条件的基建管理部门各专业工程师实行“双配”, 各科室工作人员都以专业工程师为主, 这样做既保证了基建管理工作更加科学、专业, 也为实现部门内部轮岗提供了有利条件。

部门组织框架确定后, 要重视专业技术管理人员的引进和培养。一方面通过引进精通业务的基建管理骨干、返聘经验丰富的资深工程师、选留专业基础扎实的应届毕业生等多种途径进一步优化团队结构, 形成一支综合素质强、技术水平高、管理能力突出、各年龄段相衔接的专业技术管理团队;另一方面积极组织部门专业技术管理人员参加上级单位和行业内权威机构举办的业务培训, 着力提升专业技术管理人员的职业素养、专业技能、管理能力等。

专业技术管理团队建成后, 要充分调动专业技术管理人员的工作积极性, 为他们设计并提供良好的发展平台和晋升通道, 使各专业技术管理人员各司其职、发挥所长, 让他们在工作中时刻感受到成就感、安全感和归属感。同时, 在部门内部实行轮岗制度, 促进不同岗位工作人员相互学习、相互理解, 大家同心同德、群策群力共同做好基建管理工作, 建设出令师生满意、令自己引以为傲的精品工程。

设计是基建工程的灵魂, 设计团队的工作成果往往决定着基建工程的品质甚至成败。若要做好设计工作, 基建管理人员除了要充分调研写好设计任务书之外, 一是要站在巨人肩膀上, 通过设计招标遴选国内外一流设计团队;二是要站在前人肩膀上, 与设计团队共同总结之前基建工程经验教训, 尤其要对同类建筑主要问题进行专项研究, 避免同类问题再次发生。

设计方案初稿提交后, 基建管理人员应组织该类建筑设计大师、建设项目使用单位和物业管理单位专家等对设计方案初稿进行反复研究审查, 并与设计团队进行深入讨论沟通, 全面优化设计方案, 力争从整体和细节方面均做到尽善尽美, 这个阶段工作非常关键, 一定要高度重视;在项目建设过程中, 要保持与设计团队和各方专家的密切沟通, 遇到问题及时反馈并征询专家意见, 与设计团队共同提出最优解决方案。

监理团队的选择, 一是要通过招标选择管理规范、专业齐全、技术过硬、经验丰富、信誉良好的监理单位投标团队;二是监理团队进场后, 要坚持要求通过资格预审的监理团队主要管理人员必须到岗履职, 并根据实际情况要求监理单位加强监理团队薄弱专业技术力量;三是在工作过程中要关注监理人员立场问题, 发现问题苗头, 立即约谈监理单位负责人并更换问题监理人员。

监理团队进场后, 基建管理部门要与监理单位签订监理工作授权书, 明确监理单位的职责、权力和义务, 要求监理团队依据监理合同、国家和地方有关工程建设的法律法规、技术标准、规范规程、经有关部门批准的工程项目文件和与本工程相关的各类合同的有关规定, 代表建设单位对建设工程质量、安全、进度、造价及施工合同约定的其他事项进行全面控制、管理和协调。

随着国家对建设项目投资管理的进一步加强, 造价管理与控制在基建管理中的地位进一步提高。清单漏项设备材料单价的确定, 以及洽商变更过程中出现的新材料单价的确定等等, 以往多是由基建管理单位依据造价信息和市场询价确定, 由于基建管理单位资源和渠道的限制, 往往制约了相关工作的效率和效果。

因此, 高校若立项建设规模较大建设项目, 建议通过政府采购方式遴选资质高、业务强、信誉好的造价咨询单位, 在项目实施和结算阶段提供全过程造价咨询服务, 协助基建管理部门对建设项目投资进行动态管理和控制, 这样做一方面可以有效地提高建设资金经济效益, 避免不必要的经济损失, 另一方面基建管理部门的相关决策是以有资质的造价咨询单位的专业意见为依据的, 有效地规范了基建管理部门的决策程序。

基建工程管理作为一项持续时间较长、参建单位众多、施工人员集中、社会影响广泛、容易引起纠纷的工作, 在项目建设时不可避免地会发生各类矛盾纠纷或遇到各种法律风险。因此建议高校基建管理部门聘请熟悉基建管理领域、具有丰富实践经验的律师作为部门法律顾问, 全过程跟踪参与建设项目管理, 有力维护高校合法权益。

在高校基建管理过程中, 法律顾问主要负责以下工作:完善重大决策合法性审查;参与审核基建项目相关合同;起草或回复律师函, 参与商务谈判、诉讼、仲裁解决争议与纠纷;进行部门内部法律培训和法务咨询, 树立基建管理工作人员的法律意识, 提高基建管理工作人员的法律素质。

高校基建管理是一项系统的、复杂的专业性工作, 对于保障在校师生教学、科研、工作和生活硬件设施, 促进高校持续健康发展十分重要。高校基建管理部门应通过建立健全全过程基建管理制度、内控制度和岗位说明书等基建管理制度体系, 充分发挥专业技术管理团队、设计团队、监理团队、造价咨询单位和法律顾问等专业队伍的作用, 使基建项目参建各方形成合力, 共同做好基建工作, 实现高校基建规范、高效管理, 为高校的持续健康发展做出应有贡献。