高校基建工程合同是为了完成高校工程建设而签订的一系列合同。高校基建工程涉及面广、不可预见因素多,这些特点决定了高校基建工程合同管理的艰巨性。从现状来看,大部分高校基建管理部门对合同管理的重视程度不够,经常将合同管理视为事务性工作,没有把合同作为约束双方权利义务关系、保证项目管理目标实现的依据。合同管理机制不健全,合同条款规定不严谨,特别是对计价依据与结算、履约风险、违约责任等关键条款考虑不周,导致合同执行过程中双方责、权、利不明确而发生分分歧,影响工程的顺利进行。因此建立一套科学的合同管理体系,从建立专业管理组织机构、制定合同管理流程到应用信息化管理手段,全过程、系统化、动态性地进行合同管理对提高高校基建工程管理水平具有重要意义。

做好基建工程合同管理需要组织保障、管理模式和管理手段的共同支撑,三者有机联系、共同构成一套完整的合同管理体系。本文从建立合同管理组织机构、制定合同管理流程、加强合同管理信息化建设三个方面提出建议,以期对高校基建工程合同管理工作提供有益借鉴。

基建工程合同涉及内容多、专业面广,为了提高合同管理水平,必须使合同管理工作专业化和专门化,设立专门的机构和人员,定人定岗定职责,才能高效完成合同管理工作。合同管理人员应熟练掌握和运用建筑行业相关法律法规,精通合同业务,熟悉工程技术、造价和财务、审计等相关业务知识,能胜任合同拟稿、修改、谈判和解释工作,熟悉合同履行和工程索赔管理等一系列相关法律事务。房地产企业的法务部门职责大多重在维护公司利益和权益,基本都是选聘法律专业背景的人员,但高校基建合同管理部门职责重在合同条款与工程质量安全、进度管理、投资控制、校园文明施工等要求的关联,宜选聘具有工程管理、造价管理背景人员,更有利于项目管理目标的实现。同时高校基建管理部门应注重推广合同管理理念,提高基建管理部门人员合同管理整体水平。

合同管理是一项系统性工作,不仅是合同文本审核单个环节,需要前后环节的延伸,建立从采购计划、采购审批、合同签订、合同执行到合同评价、合同归档的全过程管理流程,以有效提高合同管理的科学规范和严谨高效。

基建工程采购规模大、采购复杂度高、采购方式多样、采购环节多,且高校实施基建工程与年度资金预算密不可分,因此统筹制定科学合理的采购实施计划是提高采购效力和效益的前提。编制采购计划时需兼顾规范性与计划性,坚持落实采购预算的原则,考虑资金到位情况量力而行,不能擅自扩大采购规模、提高采购标准,采购项目的数量和资金来源应与采购预算相互对应。除了考虑到现实需求,也需要适度超前、兼顾前瞻需求,在财力允许的情况下适度提高工程的内在品质,综合分析工程建设成本和运行成本,从建筑全生命周期成本角度出发提出采购需求,提高资金使用效益。例如建设工程中变配电设备、电梯、空调系统、新风系统、照明系统、幕墙门窗、洗手间洁具等关系到运行安全和使用舒适的材料设备,宜适当提高采购标准,选用经久耐用、节能环保、美观大方的产品。同时还要统筹考虑众多采购项目之间的“轻重缓急”,确保重点项目和急需项目优先安排采购。对于同种类型的采购项目,应尽量一次性采购,扩大采购数量,减少采购批次。这样不仅能取得规模采购的价格优惠效果,还能达到减少采购成本和费用的目的。为了尽量减少施工对教学科研的影响,高校往往在暑期集中安排房屋维修、基础设施改造工程,对于同期开工的同类型项目,可以综合考虑工程技术要求、施工场地条件、施工单位承揽能力等因素后适当的进行集约采购,除了经济优势外,也便于施工现场的统一管理。

列入采购计划的工程项目在启动实施前应进行采购审批,对拟采购事项的必要性、可行性、资金落实情况、技术要求等启动条件进行审核,确需进行采购的还应根据采购规模和类型审批采购方式。如某教学楼计划进行加固改造,拟采购设计服务,在进行采购审批时,需审查该项目是否已完成校内立项及必要的政府部门立项手续、是否已明确资金来源及拨付计划、是否已完成结构检测及鉴定、是否已完成设计任务书、采购时间是否符合项目进度安排等等,以上条件全部齐备后,根据设计费估算额度审批采取何种采购方式。对于达到法定招标范围和规模标准的工程项目应当依法进行招标;未达到法定招标范围和规模标准的,但达到政府采购限额标准的工程项目应执行公开招标、邀请招标、竞争性谈判或磋商、询价、定点采购等政府采购程序。为了加强内部控制,高校大多会设定校定采购标准。未达到政府采购限额标准,但达到校定采购标准应执行学校规定的采购程序。

合同订立前的文本审查是合同管理的重要环节,需要完成合同条款的审查、认定和评估工作。以招标方式订立合同时,应对招标文件进行审查、认定和评估。合同评审首先应进行合法性、合规性审查,查明合同相对方的主体资格、营业范围、履约能力、信誉状况以及授权委托等内容,审查是否存在违法违规、损害学校利益的条款。然后应进行合理性、可行性评审,审查合同的内容、金额、工期、质量、计价依据和结算方式、支付方式及期限、保修期限等条款。还应进行严密性、完整性评审,审查是否存在条款表述模糊或争议解决方式、违约责任及索赔等条款遗漏等问题。此外,合同评审还要考虑风险评估,对物价波动、供需市场、自然风险等情况进行约定。为了提高合同文本质量,高校基建管理部门宜组织制定工程合同范本,不仅可以保证合同条款全面、准确、严谨,也能提高合同评审效率,维护学校权益。

合同履行过程中应对合同实施信息进行全面收集、分类整理,对合同实施中的偏差进行定性、定量分析,查找存在的问题,并制定合同纠偏措施或方案。跟踪合同履行要特别关注变更管理和索赔管理。工程实施中的变更可以解决设计、现场施工中的一些技术难题和不可预见状况,保证合同顺利履行。但大部分情况下变更的发生会对工程造价和工期产生影响,因此在施工过程中要认真分析、严谨判断是否发生需要变更,并在变更后做好跟踪管理。索赔管理也是合同管理的重要环节,施工单位利用索赔弥补或减少损失是广泛采用的风险对策。基建管理部门应强化索赔意识,加强索赔管理,严格履行合同条款,避免由于自身违约造成施工单位的索赔,同时积极考虑反索赔。资金支付审核是合同履行过程中重要的内部控制环节,付款审核岗位与业务办理岗位应不相容,高校基建管理部门可根据施工、货物、服务不同类型合同特点约定支付节点及依据,并可按照金额大小设立分级别的授权审批制度。

高校基建管理部门在合同执行完成后,应进行工程合同管理评价,对合同订立情况、履行情况、管理工作、对本项目有重大影响的合同条款进行评价,总结合同管理过程中的经验和教训,提出总结报告。根据合同总结报告确定项目合同管理改进需求,制定改进措施,进而完善合同管理制度。

合同文本及相关资料属于重要的法律文件,是合同双方解决争议的重要依据,应及时建立台账、妥善保管。由于基建工程建设周期长、涉及专业多、面临情况复杂,无论是施工过程中及后续的结算、决算阶段,出现的许多问题都有依靠合同资料予以解决。因此,高校基建管理部门应给予足够的重视,

合同信息繁多庞杂,信息化手段的应用不仅可以整合项目管理全过程的数据信息,还能够提供全过程的业务流程,实现项目建设全程留痕、实时跟踪、风险预警。在信息化技术应用越来越广泛的时代,建立合同管理信息系统将成为必然也是必要的选择。合同管理的信息化主要包括合同管理业务审批与合同信息管理两个部分。合同管理业务审批包括合同签订评审、合同变更评审、资金支付评审等业务流程的网上审签流转。合同信息管理可进行合同单位、合同金额、合同变更、合同付款等关键信息的记录,并可与投资计划、工程进度等信息关联,保证合同执行控制在项目计划范围内。此外信息系统可按业务需求生成各类合同报表,实现多层次、多角度的统计分析,为进行项目管理关键环节控制、减少履约风险及控制投资提供便利条件。

清华大学基建规划处负责校园规划和主校区基本建设项目的全过程管理,2002年成立合同管理科,设立专人专岗负责全校基建工程合同管理,改变了过去各科室分散签署合同的状态。经过多年的探索和实践,基建规划处建立了从采购计划、采购审批、合同签订、合同执行到合同评价全生命周期的基建工程合同管理体系,制定了《清华大学基建工程类合同管理办法》、《清华大学基建规划处工程合同管理实施细则》、《清华大学基建规划处建设项目付款审核管理实施细则》等校级、处级制度,并在全处负责的基建工程中进行了应用,取得较好实施效果。现以某具体项目为例说明合同管理体系应用情况。

清华大学综合实验楼项目位于校园东侧,是一座具有多学科交叉融和、高层次创新人才汇聚、管理机制创新、开放式国际一流的科研实验中心。该项目用地规模18000平方米,总建筑面积141000平方米,其中地上14层、总建筑面积约91000平方米,地下4层、总建筑面积约50000平方米;建设内容主要包括:研究室、实验室、展厅、多功能厅、地下车库、设备用房等;总投资规模约11.5亿元,其中建安工程约10亿元。本项目施工用地狭小,周边管线情况复杂,除了满足多个使用单位功能需求外还有约8000平方米工艺要求复杂的超净实验室,对参建单位的专业程度要求非常高。

基建规划处根据工程建设项目特点成立了综合实验楼项目部,行使工程实施过程中具体的组织和管理职能,其余各科室按照职能分工分别负责工程实施阶段的具体工作。项目部根据总体进度计划安排和年度资金预算情况,从2016年开始申报采购计划,办理勘察、设计、施工总承包、监理、造价咨询、招标代理、工程测量、基坑监测等各类采购事项申请,各职能科室和主管领导对采购事项进行审核审批。采购程序实施完成后,项目部提交合同签订申请,合同管理科依据合同类型分别组织相关职能科室进行合同文本审核,清华大学基建工程合同评审流程见图1。基建规划处依据国家、行业和地方发布的工程合同范本为基础,结合多年实践经验,在专用条款中加入高校工程管理要求,建立了基建工程合同范本库,涵盖了施工、监理、勘察、设计、造价咨询、工程测量等三十余类,经法律顾问审核后在全处项目中施行,并根据合同执行情况中追踪的反馈意见进行合同条款修订,实现动态化管理。综合实验楼项目合同文本均采用基建规划处制定的合同范本,该项目于2018年12月开工,目前进展顺利。本文所阐述的这一系列合同管理措施的应用,有效提升了该项目合同条款的标准化、合同评审的高效化和合同管理的规范化。

为了发挥信息化技术在基建管理上的优势,基建规划处从2009年经过调研比选后选择与软件公司联合开发基建项目管理信息系统,从基建管理功能需求分析、业务流程梳理到系统结构体系搭建、功能模块设计,建立了一个以合同管理为枢纽,连接立项报批、投资控制、进度管理、洽商变更、招标采购、财务决算等节点的一体化智能业务平台。2012年正式推广应用,经过多年的运行和升级优化,该系统已实现了信息流在基建管理关键环节之间的贯通、业务流程在线签批、多层次多角度分析管控等功能,成为高效、精准进行项目管理的有效帮手。

建设工程的特点是专业多、参建单位多、施工现场复杂,施工进度、质量及安全控制难度大,因而风险较大。工程合同关系着建设项目的质量、进度和投资目标,对整个项目的实施起着控制和保证作用,科学高效的合同管理体系有利于高校基建管理部门管理参建单位、协调内外关系,既可以规范各方行为、降低风险,又能维护市场秩序,形成良性竞争。在依法治国、依法治校的政策要求下,高校基建管理部门需提高法律意识,完善合同管理机制,实现合同管理的全生命周期、全过程闭环管理,推动高校工程项目的顺利实施。