随着招投标制度的不断完善, 在施工图招标模式下, 施工过程中发生的设计变更和签证对最终造价起着决定性的作用。由于一般情况下大部分的签证也是由于设计变更而引起, 故对最终造价影响最大因素即为设计变更, 其控制的好坏将直接影响最终造价的高低。在实际工程中, 如住宅、学校、办公楼等项目, 其结算价基本等同于合同价, 超支情况很少;但场馆类项目如体育馆、游泳馆、博物馆、大剧院项目仍存在较多超支情况, 而其最主要原因往往就是设计变更多。笔者结合多年来场馆类项目的管理实践, 对大型场馆类工程的设计变更进行研究, 分析工程设计变更的原因, 提出应对措施, 以期提升此类项目设计变更管理的水准, 从而达到有效控制工程造价的目的。

鉴于目前已全面实行施工图招标, 故在本文中, 特指对施工图设计文件的修改、完善及优化等改变。

在建设项目的实施过程中会遇到各式各样的设计变更, 管理难度的确很大, 但若根据一定的标准将其分门别类地予以一定的归类, 将化繁为简, 有助于看到设计变更的本质, 从而能更好地寻找到合适的管理方式及应对措施。在工程项目建设中, 设计变更主要有以下五种分类方法:

(1) 根据其产生的来源分类:可分为业主方或建设单位提出的设计变更和设计单位提出的设计变更两类。施工方及其他参建方原则上不能提出设计变更, 其提出的建议或意见应经过设计单位和建设单位确认和同意由建设单位或设计单位提出。

(2) 根据产生的原因分类:设计考虑不全面或遗漏;功能需求的变化;材料及设备选型的变化;施工工艺的需求;场地、天气等客观因素的变化;市场变化;政策变化等等;

(3) 根据其导致的结果分类:可分为减少费用类和增加费用类, 目前一般设计变更均为增加费用类。

(4) 根据其费用规模分类:一般根据工程规模及管理制度由建设单位自行确定, 一般根据其费用的多少分为重大变更、一般变更和小型变更。大部分重大变更设置在30~100万元左右, 小型变更设置在10万元以下。

(5) 根据其重次要性分类:结构变化, 功能及规模的变化为重大变更, 其余为一般设计变更。

(1) 建设规模大, 构成体系复杂, 易发生大量设计变更。场馆类项目一般均为大型项目, 构成体系复杂, 其空间及设施需求特殊, 采用新工艺新材料也较为频繁, 故设计施工难度大, 易发生变更且数量较多;

(2) 具有唯一性, 同类项目设计变更内容的可借鉴性弱。场馆类项目一般均为地标性建筑, 体态各异, 同地区同时期项目少, 具有唯一性。其建设过程中产生的设计变更也是因项目而异, 很少有共同点;较难从以往案例中获得完全的借鉴以减少设计变更。

(3) 缺少设计变更的管理意识。与专业房地产投资项目不同, 场馆类项目的建设过程中, 无论是业主方还是各咨询管理方, 管理意识相对而言均比较淡薄, 往往是被动接受设计变更, 或者在设计变更发生时再予以讨论和决策;有些甚至是在竣工结算时方才知晓设计变更的详尽内容及相关费用。在整个工程建设中, 各方均缺乏管理设计变更的理念, 至多是在发生时给予初步的估算, 在工程竣工后直接纳入结算。

(4) 缺少设计变更的专业管理人员。由于管理意识的缺乏, 在场馆类项目建设过程中基本没有专业管理设计变更的专职人员。部分项目可能由财务监理方或项目管理方人员承担了部分相关工作, 但也仅限于对事实的确认及在变更发生后予以估算或在工程竣工后予以结算, 基本上无管理工作可言, 更谈不上专业人员的参与。

除上述各项外, 设计人员的水准、业主方的选材变化、施工方因施工便利或增加利益的引导、市场情况及政策法规的变化等等, 这些都是引起设计变更的常见原因, 在场馆类项目中也难以避免。

综上, 场馆类项目自身的复杂性和唯一性决定了其在建设过程中必然会产生更多的设计变更, 而管理意识、管理制度以及管理人员的缺乏使得设计变更量呈几何倍增长, 这也是此类项目极易超支的最主要原因。

结合大型场馆类项目自身的特点, 建设方和各专业顾问单位人员均应知晓目标总造价及其控制的目标值, 尤其是设计方和项目管理方。同时应认识到, 在目前市场中, 一旦招投标工作结束合同签订后, 对最终结算金额影响最大的即为设计变更费用, 从而建立起设计变更管理的意识并能清晰地认识到其重要性。

设计变更管理的根本在于建立一个完善的管理制度和流程, 从根本上确保设计变更管理工作的顺利进行, 从而确保项目的总投资目标可控、能实现。

整个管理制度应明确具体的管理核心部门及人员, 协作部门及人员;各部门的职责;部门间的联系方式方法;每个设计变更从拟产生起至审批结束予以施工的流程及时限;设计变更风险的预防、预警措施以及应急流程的启动条件和处置方式。

不同性质、规模的设计变更应有不同的管理方式及流程。比如可根据不同来源设置大类, 由业主方或甲方提出变更, 在征询相关单位其可实施性后即可进入建设方内部审批流程;而由其他方提出的应先根据各自合同约定评估原因及费用应承担方后进入建设方审批流程;可根据设计变更金额的高低设置不同的评审流程;可根据是否涉及平面、结构及标准变化设置不同的评审要求等等。

此外, 设计变更的预防、申请、评审和审批以及应急管理均应互相结合, 以取得最优的结果。如结合工程实施进度及合同约定设置好各类设计变更提出的时限, 应急通道的启动条件;设计变更管理的追责制度等等。

任何优良的制度仍需要高效的团队来执行方能取得成效, 尤其是场馆类项目, 其设计和建设的复杂性决定了设计变更管理团队更要专业且有相当的创新性、协作性, 能面对各种情况。此团队应具有相当的独立性, 不应受其他顾问方影响, 尤其是项目的设计方、施工方及工程进度管理方的影响, 以便其能做出准确的判断, 以避免设计变更管理形同虚设。团队负责人不仅需要具有丰富的同类项目设计经验并需要对各类施工工艺均有了解, 且还需要具有相当的沟通能力和协调能力并能及时决策。参照现有房地产企业的成功管理方式, 建议单独由建设方在项目拟建初期即设立设计管理部门为核心团队, 造价合约管理和工程管理为协作部门。

这里的相关合同主要是指设计和施工合同。由于设计方是设计变更的编制方, 施工方则是设计变更的实施方, 两者与设计变更的发生密切相关。就目前实际工程案例而言, 其产生的设计变更中, 大部分原因为设计考虑不周全或由遗漏、施工工艺不能满足, 或现场无法施工等产生的原因分类。再者从设计变更的来源分类看, 只有设计和业主方两类;可见设计方在整个项目的设计变更管理中尤为重要。而目前的设计合同均采用格式合同, 除费用和交付时间节点外, 其余约定较为简单, 业主方承担的风险较大, 尤其是在设计变更这一方面, 往往很难发挥出设计方的能动性和责任感, 而设计方的能动性和责任心的高低又将直接影响到设计变更的多少, 故应在现有设计合同中增加关于设计质量和设计变更管理责任的具体条款, 合理分担项目设计的风险, 以期项目获得最优的收益。同样, 在施工合同中, 也可以对设计优化及可施工性进行具体的约定, 尤其是对图纸审核的深度及时限约定, 以取得合理的设计风险分担。

通过对众多场馆类项目的分析和总结, 在整个项目建设阶段中, 扩初审批、施工审图和施工交底三个时点是非常关键的, 其工作的深度及质量将直接影响设计变更发生率及建设方的设计风险。

扩初审批阶段是整个项目建设规模和标准基本确立的阶段, 此阶段工作越深入越具体将为今后的设计奠定良好的基础, 有效降低大型变更发生的可能性。平面布局、结构体系、建设标准、品牌定位是此阶段的工作重点, 应尽可能多地进行方案论证、比较并明确具体化的实施方案、品牌系列等, 并尽可能地罗列备选方案, 备选方案的深度须与主方案深度保持一致。同时, 技术评审的深度亦应满足费用评审深度要求, 以确保其工程的实施性及费用的准确度, 最大限度减少今后设计变更的发生率。除具体详图和节点外, 应尽可能减少需施工图阶段落实事项, 同步认真研究专家评审意见并具体落实到实际方案。

施工审图是另一个控制设计变更发生率的重要节点。此阶段的工作主要是考核施工图纸的规范性和可实施性。若扩初阶段工作充分、完善, 则此阶段费用发生变化的可能性很小, 也就是说相对扩初图纸而言的设计变更量很少;若扩初阶段因某些原因尚无法完善设计, 那就需要在此阶段完善相关的所有设计事项;对审图单位提出的事项应逐一梳理并研究落实, 由于审图单位一般仅对强制性规范事项和结构图纸审核较严格, 故建议有条件的应自行组织相应专家团队对其它图纸进行审核, 尤其是一些涉及新工艺新材料的设计施工图纸, 并对存在风险的设计图纸建立同深度的备选方案。

施工交底阶段是有可能降低设计变更发生率的最后环节。施工方将对已全面完成的施工图纸进行审核, 这也是图纸实施前可修改又不增加工程返工成本的最后机会, 之后任何的设计变化都极易带来工程返工成本的增加。此阶段也是参与各方通过会审发现问题、解决问题的最好机会, 是设计优化的最佳时机。而是否能充分发挥各方优势和能动性的关键在于各自双方合同的具体约定, 尤其是施工合同、设计合同、监理合同对优化设计的具体约定。此阶段工作的深度和仔细程度将决定今后因设计缺陷、可施工性带来的设计变更的多少, 故极为重要, 应依托合约措施认真落实。

虽然场馆类项目具有相当的独立性、唯一性, 但其对功能和技术的需求还是具有一定的共性。通过对近期类似项目数据的收集和走访, 尤其是对类似项目在建设过程中遇到问题的总结, 各阶段应落实的工作内容、各项工作流程、新工艺新材料的审批程序等均能对现有项目的管理提供有效的经验, 从而避免设计变更的产生, 降低其发生的概率, 最终有效控制造价。

顾问单位包括设计单位、监理单位、管理单位等, 其费用在整个场馆类项目成本中所占比例不超过5%, 而其优秀的管理团队所能给项目带来的效益往往在10%~30%甚至以上。在选择顾问单位时, 除其行业经验和口碑外, 更要注重其所配团队的适合度, 尤其是项目负责人的经历及责任心、认真度。

综上, 对在现有制度下极易超支的场馆类项目而言, 一个优秀的设计变更管理体系, 需要建立良好的全方位的设计变更管理意识, 建立完善的全过程的设计变更管理制度, 建立专业的高执行力的设计变更管理团队以及完善的合同约定、预防机制和适合的顾问单位。