高校基本建设项目是一项庞杂的系统性工程, 环节众多、节节相扣且交叉往复。基建项目管理工作涵盖规划、前期手续、设计、招标、造价、施工、验收等环节, 具有建设规模大, 周期、成本控制要求严格, 审批手续繁琐, 项目资料分散, 投资计划性控制严格等特点, 导致项目信息的完整性、真实性很难及时掌握, 影响了对项目整体进展的控制。在互联网+的大潮下, 高校需要尽快实现真正意义的基建全过程动态管理信息化建设。

自2016年开始, 交大基建中心通过不断的走访调研, 确立并联合了第三方开发公司, 共同对高校基建项目管理全过程业务体系由表及里、由浅入深的进行了梳理和整合, 研究整理出普遍符合高校基建项目管理的业务准则和办法, 并通过信息化手段加以应用。通过1年多时间的建设、应用以及推广, 已实现了体系成型、业务成熟、推广成功的管理平台。

基建交互工作管理平台是严格以国家相关法规、教育部对基建工作要求、学校基建制度为依据, 以项目管理流程为主干、将基建项目的所有任务流程分解, 并落实到单位相关部门、个人, 在基本建设项目全过程中充分实现了系统性的交互配合与协调, 实现基建项目管理电子化、网络化办公实现、全过程监控的目标。

结合对交大基建项目管理形成电子化办公模式, 项目管理过程中存在从过程管理、业务审批、资料存档、协同办公、廉政风险防控等方面问题和风险防患的现状, 通过以基建项目全过程管理信息化为主, 日常办公电子化为辅, 两者互补管理的信息化管理模式, 利用示范性推广建设的方式稳步推广建设交大基建项目管理信息化的整体性建设。

以交大基建项目管理信息化建设业务章程为指导, 定义交大交互式基建项目管理平台业务功能框架结构, 以基建项目全过程管理信息化为主, 日常办公电子化为辅, 构建平台总体结构。其中, 基建项目全过程管理包括项目立项、前期手续、设计管理、招标管理、合同管理、付款管理、变更签证、现场管理、投资控制、报表台账、后评估等, 详见图1。日常办公包括议题题管理、用印申请、电子台账纪要、通知公告、工作计划管理、法律法规资料等。

以项目为树干, 根据项目办理流程自动抓取所有相关数据, 并形成各类表单和报表, 可全盘掌握项目的进展情况, 智能分析预判, 后期还可以做后评估研究。

实现了全过程投资控制智能引擎, 以及项目层面概算、预算、结算相互制约的管控体系;从项目立项、可研、招标、合同审批到现场变更、签证、索赔、计量、支付, 投资控制引擎不断将预发生费用与管控目标费用对比, 实现全过程预警。

为了更好的服务于基建项目, 该平台还补充完善了日常办公业务功能。

1) 协同办公。将甲方、监理单位、施工单位、设计单位、全过程审计单位等各方设置系统接口, 实现平台协同办公;为学校纪委、校领导、审计部门放开所有权限并设置专属页面, 实现远程全过程动态监管和领导。实现项目管理规范统一、信息共享、风险预警以及廉政建设。

2) 效率考核。通过主办流程和协办流程, 设置管控模块, 将全体基建人员、相关职能部门纳入项目建设过程中来, 谁主办、谁协办、办理程度、办理节点、办理时效实现智能管控和预警提醒。平台的所有任务均形成了“发起-经办/协办-完成-考核”的闭合圈, 完成全过程动态记录, 实现效率考核和责任追溯。

平台的亮点之一就是实现了各类基建款项的网络支付审批流程以及各类基建文件的网络审批流程, 并自动生成报表。平台为审批报表加上了电子签名以及二维码扫码验证功能, 从根本上杜绝报表作假的现象。

平台业务功能与基建项目管理全过程的每一个环节相对应, 将互联网作为媒介, 多方参与共同建设, 实现数据共享, 通过提取业务中的关键信息作为功能的业务数据, 实现对业务信息化管理的建设模型如图2所示。

包括对用户、组织机构、职务等信息的信息维护管理, 菜单角色的维护管理, 字典编码的维护管理, 流程组件、文档组件的维护管理, 为平台的全面搭建提供了基础支撑。

维护项目的立项基础信息, 对项目信息进行新增、删除、修改、查询、附件上传等操作, 项目信息需要包括项目基础信息、项目批复信息、项目建设信息;项目信息需要设置操作权限, 只针对相关业科室开通权限。除了项目基本信息以外, 项目信息还涵盖了项目参建单位信息、位置信息等等, 平台提供横向扁平化查看方式, 让信息的展示更加直观、方便。

对学校基建中心的日常工作内容进行统计归纳, 开放如用印申请、议题管理、电子台账列表等功能, 让平台切入基建中心最基础的日常办公中。

平台通过底层管控流程, 根据项目的不同可生成前期手续的报审手续, 报审手续根据教育部以及地方对高校的要求, 归纳出手续分类以及手续细则, 可灵活配置;每个手续的每一个步骤上可以进行信息维护、附件上传的操作, 每个步骤上提供手续办理的学习资料和说明, 以方便办理人员随时了解办理方法。

根据设计部门对设计方案的全过程管理, 包括从地质勘探、设计任务书、方案设计、初步设计与审查到施工图设计、专项审查、施工图初审、终审过程性设计管理体系;通过设计的全过程管理将有效的将设计资源保存在平台上, 形成可追溯查询的设计方案资源管理体系。

基建处根据国家级、地方级以及校级的统一招标政策规定, 通过招标提请和任务书发布招标任务, 需要制定清单编制及招标控制价, 经过招标文件审批、资格预审公告、招标公告、答疑补疑等环节步骤, 进入开标评标、开标结果公示, 最后到中标通知书的公示, 形成一套完整的招标管理模式。

合同管理解决合同的档案存贮和管理, 包括合同签订以及合同信息管理两个部分, 合同签订实现合同签订过程中各相关人员网上审签流转。合同信息管理与工程进度、资金支付等模块直接关联, 能方便查询和合同各项相关内容 (如合同付款记录、合同累计付款数、合同进度等等) 。

付款管理包括由安全文明施工费、预付款、进度款、结算款、质保金的分类申请及审批功能.生成资金支付情况报表可直观的查看项目或是某一合同的付款情况。

对于合同要发生变更, 或是签证的事项进行网上申报管理, 申报内容需要包括项目信息、合同信息、变更类型 (经济类、技术类等) 、提出单位、变更原因、申请金额等关键信息, 通过监理、项目组的审定, 再经基建处相关领导审核、审批后才可生效, 系统对变更发生的时限有明显要求。

现场管理涵盖了合同履约的全过程, 包括质量安全、现场进度管理等, 由平台去严格要求施工单位和监理单位的现场行为, 要求定期给出安全明文检查记录、现场施工的进度计划、现场施工的形象进度情况。

进度控制。多种展示形式的作业进度管理, 工期变更影响自动计算, 对影响关键线路变更实现预警;根据支付与履约数据自动实时计算投资进度;视频、照片等形象进度与各类工作表自动关联。

根据交大基建项目管理条例, 进度款的支付需要按合同约定的支付比例进行提交审核, 业务申请由具有该合同支付权限的乙方单位发起, 经由基建处各相关业务归口部门审核、审批同意后, 交由财务支付;功能包括发起申请、修改、查询、删除、附件上传及过程附件上传、业务提交。

平台在首页展示了系统中与用户工作紧密相连的几个部分, 如我的任务、协办任务、通知公告等信息, 首页中还展示了项目投资、形象进度、项目进度等模块, 能够让全体工作人员掌握项目进展情况, 整体提高基建管理水平。

平台提供了公开透明的全过程业务流程, 规避审批过程中的职能风险和安全隐患, 为高校基建廉政建设提供了阳光透明的环境, 从而较好实现了项目监管及风险防控。项目全部录入平台, 所有经办人全程留痕, 任务实时跟踪, 全程监督, 校领导、审计、纪委监察总体把控, 实现了对项目建设的全过程动态监管;各级风险点的管控、风险预警机制以及全过程留痕等提升了风险防控的力度。

基建交互式工作管理信息平台的应用强化规范了基建项目管理程序, 代替了传统纸质文档办公、个人单线交接流转模式, 对项目的管理过程减少流程审批时间, 明确流程责任人, 工作状态的透明, 提高了基建工作效率, 信息传导直接;对于工程项目的实施从进度、造价、质量的控制都起到积极促进作用。实现项目全过程考核 (前估后评) ;平台应用与建设单位与施工单位双方, 对于在项目建设过程中发生的变更、签证事项, 牵涉到的责任不明, 职责不清的问题提供了有效的规避方法。