因施工现场环境复杂, 人员、设备及材料的流动性强, 在施工过程中对施工材料与设备的保存和维护是整个施工的基础保障, 也是施工现场物资管理的重要内容。现场施工材料不是需要运输速度快, 进货价格低就好, 也不是物资储存越多越好, 而是需要形成一个物资管理系统, 通过计划、采购、储存、供应、消耗定额管理、现场材料管理、余料处理和材料核销等工作, 由项目经理部围绕施工总承包单位进行组织的材料供应管理体系。该体系的建设需要有可靠运行的制度, 合理合法的依据以及采用适应项目技术特点、环境特点的方式方法, 从而确保施工过程中及时得到物资所需, 物资能合理分配, 保障施工进度和质量, 减少现场物资储备, 降低物资管理成本, 为现场流动资金的运转做足基础。物资的整体管理需要统一协调, 对于料棚、料场等应布局合理, 物资器材存放整齐清洁、标识清楚, 周转材料应及时清理、整修、保养、堆码, 确保施工现场做到工完料净、场地干净。

目前的建筑施工大多面积大、楼层高、技术复杂, 施工材料物资使用量大, 以往简单的人工管理、部门管理都已经不适应现在的发展需求, 要引进更全面的技术, 进行信息化物流管理, 引进对应的智能化设备操作系统和运行管理系统, 以打造全智能化管理施工现场。智能化工地首要的, 也是最急需最实用的, 就是物资管理智能化、物流储备信息化。信息化物流不仅能帮助工程项目在施工过程中提高集成的计划准确性、供应链效率和劳动生产率, 进行准确的成本核算, 降低库存, 减少运作成本, 减少或消除一切不能增加价值的活动, 提高投资回报率, 而且有助于改进施工过程中与合作单位的协调关系, 使整个供应链的优化成为可能。

结合当前项目施工现场实际情况和学术研究的最新进展, 新型的物资管理系统正在日新月异地建设, 各施工企业都想建立更科学、更适应项目的系统, 从而最大化降低施工材料的采购成本, 增强物资管理效率, 减少物资损耗。而物资管理系统的要点在于物资供应链的建设和管理;现场仓储额的降低, 仓储成本的减少;施工现场材料的信息化管理, 整体协调, 合理分配等。

施工现场的供应链分为3部分:项目部内部供应链、行业及其行业附带产业供应链、全国网络供应链。施工企业现阶段大多都是项目部内部供应链和行业及其行业附带产业的供应链应用比较多, 除了中建、中铁等大型央企单位, 很少有施工企业能做到全国网络供应链。项目部内部的供应链是新型的施工企业项目部管理制度, 重点针对施工现场物资采购和管理, 以项目经理部为核心, 通过对现场材料物资的统一集中采购, 统一现场调配, 统一物资管理, 搭建起项目成本合约采购部门与其他各参建单位、用料单位的良好关系, 以各参建单位的用料情况、需求为目标, 制定采购计划。行业及其行业附带产业的供应链, 是项目部和外部供应商、贸易合作伙伴之间的关系, 这种关系不是简单的买卖合同关系, 不是短期交易, 而是长期合作、多项目合作、多产业合作的关系, 以共同降低成本为目标的新型产业关系。通过建立这种新型关系, 能在施工过程中合作共同降低采购成本, 减少流通环节, 提高采购效率, 保障施工进度的完成。

进行供应链的管理, 目标在于通过建立长期有效的贸易合作关系, 以最小的成本和费用提供最大的价值和最好的服务。以项目经理部为中心, 围绕项目部, 整个供应链的网络上下各有分布, 向上有材料供应商、生产商、批发商和安装单位, 向下有产品用户和施工队伍。在这个网络中, 项目部既是供应商又是客户, 是一个承上启下的角色, 搭建这样的系统化供应链, 便于沟通, 便于采购和分配, 极大程度上减少不必要的程序和信任问题。

施工项目的物资采购供应链管理, 优势在于能够做到统一有效管理、统一综合采购, 在和供应商建立长期合作、互利共赢的基础关系上, 确保了施工质量, 便于管理人员对现场施工质量进行控制, 便于成本采购时降低材料物资的成本。这样的长期合作关系能有效保障施工过程中的物资需求和供应, 防止在物资采购中因为采购人员的因素、运输的因素、合作双方不了解等因素产生的失误。

零库存的物资管理, 其最大作用在于将物资材料进行时效性管理。首先分类别管理, 平时需用常见的随要随用, 需要量大的、特殊时期急需使用的提前登记完成储备;定期或者不定期随时对仓库进行盘点整理清除, 对于使用过后不再用的, 已经淘汰的设备材料、物资、已损耗的清理干净, 确保仓库空间利用率。零库存物资管理的意义是, 尽最大能力降低项目施工成本、尽可能少地占用资金流、减少施工现场因为物资存储所带来的安全隐患。

零库存相比传统的物资管理, 优化了物资存储数量, 尽可能做到最小化的仓库储存, 合理利用, 减少了物资存储所需要的库房、保管场地等, 一定情况下简化了储存手续, 减少了用于管理的人员费用, 也降低了因为储存而导致的物资材料的自然损耗, 有利于提高施工项目的经济利益, 降低施工成本。

在传统的项目施工现场物资管理中, 都是动用大量资金, 首先采购一定数量的工程材料在项目所在地进行仓库储存, 后续随着施工慢慢采购, 但这样使得施工现场的资金流动性受到限制, 增加了项目部资金压力, 如果采用零库存, 就可以科学合理地计划性安排采购, 在不影响施工进度和质量的前提下, 将物资库存做到最小甚至为零, 减少占用资金, 加快了资金周转。

施工现场使用的物资、设备等均有不同的特点和性能, 一旦施工现场进行存储, 就会有一定的安全隐患。零库存的管理模式能相应地减少材料的存储管理, 降低施工现场安全风险。

利用电子信息化技术建立现场物资管理网络系统, 将物资管理计划、采购、验收入库、出库、合同等一系列管理信息进行处理, 编制物资管理专业化流程软件系统, 通过计算机软件、手机APP等多方式进行规范化, 让信息按照标准的物资管理程序流动, 不但能实现物资管理的信息化流程, 而且能达到现场信息数据资源共享的目的。对数据的统计和控制也有利于项目经理和主管领导了解情况开展工作。

在项目开工前, 项目部要依据工程设计任务书、施工图纸、施工组织总设计、实施性施工组织方案等工程资料, 按照不同部位、不同分项、不同队伍提报主要材料需求表, 再经过成本合约部门的核算。工程需要的物资计划内容必须满足现场施工材料需求, 一般应包括以下内容:物资名称、物资品牌、规格型号、材质要求、计量单位和数量。物资采购计划要以季度和月度为单位, 注明计划采购单价及需用的采购资金。

工程需要物资计划, 由项目部进行编制, 报项目技术负责人、项目经理、企业技术负责人签字, 报项目成本合约采购部门进行计算后编制物资采购计划, 在保证现场施工的需要和确保施工进度的前提下, 要尽可能减少库存, 减少不必要的材料损耗, 加快资金运转。

现场施工使用的物资采购, 在进入现场以后, 首先要对项目周边的环境情况进行详细了解, 调查核实地方的材料资源以后, 选择各项施工材料物资的供应商, 重点要对供应商进行审核评价, 宣布合格的供应商名单。

针对项目物资供应商要每年进行审核, 对审核的情况资料进行入档保存, 供应商的资料是动态的, 而且每年都会有供应商的变动, 要履行好相关手续。对供应商的审核, 应涉及营业执照、经营范围、生产许可证、生产规模、业绩及履约服务质量等方面。采购金额在10万元以上的物资必须与供应商签订书面购货合同, 采购金额>100万元的合同必须报公司物资部和法律事务部审核备案。合同必须符合有关法律法规的要求, 必须履行合同评审手续, 合同签字必须是项目第一责任人。要认真研究工程承包合同中关于物资的条款以及物资管理办法, 充分利用相关条款减少材料费用支出, 创造物管利润。与供应商的物资管理部门建立良好的工作关系, 充分利用有利条件, 在资源配置、运输方式及交货方式上争取到有利条件。

物资材料的进场必须履行交接验收手续, 材料员以到货资料相关清单为依据进行材料验收并收入仓库。验收时要对照订购合同, 收到的物资要和合同相一致, 主要针对物资品质、材料规格、材料质量和物资数量进行检验。所有到达现场的物资材料都是由项目部材料员和仓库管理员共同组织验收, 接收签字确认, 并做好物资验收登记。入库的物资必须做好登记, 而且材料登记要做电子档案, 上传网络, 进行信息汇总处理。入库的材料需要日清、月结、定期盘点、定期或不定期安全检查等。盘点检查都必须做好记录, 每月情况汇总后要进行情况汇报, 汇报项目经理进行统一管理。项目部材料账目调整必须按权限规定经过审批, 不得擅自涂改。

材料入库必须做入库登记, 施工使用需要发出时, 需要开具相应的发料单, 杜绝无凭证发料, 来不及做登记开发料单的, 要在发料以后简单记录, 后期补齐手续。对所有材料的验收入库登记和派发的发料单要进行对照入账, 重点做好智能化管理和信息化管理, 进行信息汇总, 每日清点, 逐月整理结算。入库的材料进行派发时, 要遵从“先进先发”的原则, 以防止先进库的材料因为长期存放而产生损耗。尤其是水泥等保质期相对较短的材料, 过了保质存放期会出现不同程度的结块硬化, 只能报废或降等使用。定期或不定期地进行材料盘点, 必须要求账目和物料100%相符, 盘点结果要写明盈亏原因并提出相应建议。

施工材料智能化、信息化管理目前已经初具规模, 智能化物资管理已经有了专业的系统。使用这样的专业化管理系统, 能准确地进行成本核算, 降低成本, 提高投资回报率, 也能提高管理人员的素质。施工材料的信息化管理, 从进场的材料编码开始, 建立统一的材料编码体系。可以按照项目自身特点或行业经验进行建立, 基本做到主要材料每一种对应唯一的材料编码, 其他辅助材料、边角材料建立大的分类编码体系。物资进行大宗采购交易以后, 采购部门和现场管理部门进行对接, 按照招投标规定, 对购买的所有文档进行归档处理, 及时交到档案管理部门储存。现场验收接收入库的物资档案, 进行实时更新处理。材料的智能化信息化管理, 便于对整体情况进行了解, 也便于后期对施工物资情况的总结。在进场时, 对编码的物资逐一进行网上录入。

信息化管理系统的使用能大幅提高工作效率, 建立一套智能化物资管理系统, 利于有效地将本项目部的生产物资及时、保质保量地供应上去。使用智能管理系统还能加速物资的周转速度, 提高生产效率, 从而加强管理的信息化手段, 提高项目生产的经济效率。

工程物资的智能化管理是整个工程管理的重点和基础。采用智能化的物资管理系统, 能很大程度上提高施工效率, 减少工作量和工作人员, 降低人工成本;系统安全性能强, 操作简单, 而且处理后的数据直观, 便于操作;一旦开发使用, 后期的维护成本低, 系统的可靠性能好、标准化程度高。智能化物资管理系统的发展前景广阔, 利用率高, 在现在和未来的施工现场管理过程中都能起到重要作用。